[问答题]

某公司办公室是“4.2.3文件控制”的主控部门,审核员在办公室审核文件控制的情况,办公室主任告诉审核员说:“有关文件控制的职责、要求和方法在《文件控制程序》中作出了明确规定,我们都是按这个程序文件的规定来管理文件的。”审核员查看了《文件控制程序》,抽查了《质量手则》和三份程序文件的审批记录和发放记录,均符合《文件控制程序》中的规定。审核员对办公室的文件管理工作很满意,向办公室主任道谢后就离开了。这样的审核是否符合要求?为什么?如果请您去审核,您会怎么做?

参考答案与解析:

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[案例分析题] 审核员在办公室看见该办公室使用的“公司管理文件汇编”中,有15份文件均为第二版,查阅受控文件清单上表明其中有8份文件已是第三版。于是审核员问你们对作废文件怎么处理。办公室文件管理员说:“收回销毁或盖作废章。”审核员看了一下15份文件上都没有作废标识。

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    [填空题] 审核员在办公室看见“公司管理文件汇编”中的文件均为第二版,查阅受控文件清单上有八份文件是第三版。办公室管理人员说:“这8份文件都是今年7月份修改后换版的,已经发放到有关部门使用,‘公司管理文件汇编’只是我们部门存档用的,换不换没关系。”

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    [问答题] 审核员在办公室看见“公司管理文件汇编”中的文件均为第二版,查阅受控文件清单上登记有8份文件是第三版。办公室文件管理员说:“这8份文件都是今年7月份修改后换版的,已经发放到有关部门使用,‘公司管理文件汇编’只是我们部门存档用的,换不换没关系”。

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